Clea N.
Хранение документов
Как навести порядок в документах и бумажной корреспонденции. Несколько основных принципов.
#письма_клеа
Фото: Nataliya Vaitkevich, Pexels
Copyright: Данная статья и все используемые материалы являются частью бота-помощника Клеа и защищены авторским правом.
Буквально с первого дня жизни каждый человек начинает постепенно обрастать документами. К счастью, многие важные вопросы сейчас решаются онлайн и в жизни становится все меньше бумаги. Но пока бумажные документы еще в ходу, стоит задуматься о том, как правильно их хранить.
Для начала достань все (вообще все!) документы и собери в одну большую кучу. Когда соберешь по дому все бумажные документы в одном месте, не удивляйся. Скорее всего, их будет очень, очень много! Твоя первая задача — разобрать эту кучу бумаг, избавившись от ненужного и сохранив нужное.

Первым шагом перебери все бумаги, раскладывая в три стопки:

  1. Выбросить
  2. Отсканировать и хранить на компьютере
  3. Хранить в бумажном виде

Первый шаг: сортировка
С первой стопкой все просто: документы, отжившие свой срок, отправляются в мусорку.

Я знаю людей, которые предпочитают хранить каждую бумажку, включая кассовые чеки и справки. В этом есть один существенный минус: однажды архив документов разрастется до таких масштабов, что на поиск действительно нужного документа ты будешь тратить слишком много времени.

У многих на этом этапе возникает страх: «вдруг это когда-нибудь может пригодиться?» Но, давай признаем: товарные чеки на технику, которая давно отжила свой срок, или договор со стоматологией, в которую ты давно не ходишь, могут смело отправляться в мусорку.

Кроме того, у многих финансовых, юридических и других документов есть четкие сроки хранения. Я советую уточнять их на специализированных сайтах, например www.sekretariat.ru. Обрати внимание, что сроки хранения документов могут меняться, поэтому ищи информацию за текущий год. Еще вариант — узнать срок хранения в организации, которая выдала документ.

Продолжение можно увидеть, став пользователем программы Clea N. по наведению порядка в доме и в жизни.
Вторая стопка — это документы, которые вряд ли пригодятся тебе в бумажном виде, потому что их нигде больше не нужно предъявлять, но на всякий случай их стоит сохранить.

К ним могут относиться документы по выплаченным кредитам, старые документы для налоговой или страховой компании и так далее. Самый лучший выход — отсканировать или сфотографировать их, сложить в папку и хранить на съемном диске или в облаке.

Третья стопка — это ценные документы, которые нужны постоянно или просто должны храниться в бумажном виде.

Например, паспорта, действующие договоры, документы на дом, на машину, свидетельства о браке, о рождении, завещания и так далее. О том, как их хранить, поговорим дальше.

Отправляя документы на хранение нужно помнить три вещи:

  • Каждый взрослый, живущий в доме, должен легко и быстро находить нужное в любой момент.
  • Дети не должны иметь доступа к документам.
  • Самые ценные документы должны храниться так, чтобы при возникновении ЧП их можно было быстро найти и взять с собой.

Второй шаг: хранение
Продолжение можно увидеть, став пользователем программы Clea N. по наведению порядка в доме и в жизни.
Фото: Anete Lusina, Pexels
Все документы, которые должны храниться, лучше сразу разделить на группы.

  • Документы на жилье
  • Документы для налоговой и другие финасовые
  • Медицинские справки, карточки, назначения
  • Дипломы, сертификаты и другие документы об образовании
  • Паспорта, свидетельства о рождении, о браке
  • Банковские документы (кредитные и другие договора, квитанции и т.п.)

И далее, по тому же принципу.

Когда увидишь сколько групп получилось, станет понятно, как и где их хранить. Советую купить одинаковые папки в нужном количестве — это идеальный способ рассортировать документы и надолго сохранить их в целости и сохранности. Папки можно подписать и хранить на верхних полках в рабочей зоне, в контейнере или корзине или отдельном ящике в шкафу.


Фото: Cup of Couple, Pexels
Вот несколько принципов хранения документов:

  • Лучший способ для хранения документов и бумаг — вертикальный. Мне очень нравятся папки-регистраторы или стильные подставки для журналов, которые можно найти практически в каждом магазине для дома в отделе «хранение». Например, в ИКЕА есть несколько вариантов на любой вкус. В вертикальном хранении есть несомненный плюс — любой документ можно быстро найти, достать и вернуть на место, не нарушив порядок.

  • Особо ценные бумажные документы лучше скрыть от чужих глаз. Такие папки можно сложить в красивую корзину и поставить на верхнюю полку шкафа или стеллажа.

  • Документы, которые нужны регулярно, лучше хранить в зоне досягаемости. На полке в рабочей зоне, на доске-органайзере или ящике рабочего стола.


Способов хранить документы надежно и красиво очень много. Выбирая свой, помни о системности, надежности и удобстве. И, пожалуйста, не забывай хотя бы раз в год проводить ревизию и выбрасывать лишнее.

Твоя Клеа

Наведи порядок вместе с Клеа Н.

Клеа не просто бот, а виртуальная подруга и наставница с характером, чувством юмора и фамилией на букву «Н». Она умеет поддерживать разговор, вдохновлять, а в нужный момент напомнит о задании, посоветует фильм или книгу. Клеа знает как превратить любую квартиру в картинку из Pinterest, а любого человека — в своего друга.
С ней ты:
✔️ Избавишься от хаоса, беспорядка и визуального шума
✔️ Создашь систему порядка, которая работает сама
✔️ Освободишь время для любимого сериала, а голову — для приятных мыслей
Клеа Н. (Коуч порядка)
Я Клеа, твой персональный коуч по наведению порядка.
Рада познакомиться :)
Я Клеа, твой персональный коуч по наведению порядка. Рада познакомиться :)
Соцсети:
Copyright © 2021-2023 ~ Все права защищены ~ Alle Rechte vorbehalten
Коуч в твоем кармане
Clea N.
Diese Website verwendet Cookies. Wenn Sie die Website nutzen, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen finden Sie hier:
Copyright © 2021-2023 ~ Все права защищены ~ Alle Rechte vorbehalten
Коуч в твоем кармане
Clea N.